«Agency.OS hat die Struktur und Effizienz in der Kampagnenplanung verbessert»

Herr Chandler, Herr Patella, Sie arbeiten beide seit zwei Jahren mit Agency.OS. Mit welchen Herausforderungen waren Sie im Kampagnenmanagement konfrontiert, die durch Agency.OS gelöst werden konnten?

Cesare Patella: Mit der zunehmenden Komplexität der Briefings und den erhöhten Anforderungen der Reportings wollten wir eine Lösung für eine durchgängig effiziente Abwicklung von Kampagnen – von der Planung bis zur Abrechnung.
Damian Chandler: Die grösste Herausforderung war für uns die Fragmentierung. Als grosse 360°-Media-Agentur arbeiten wir mit vielen Kunden über viele verschiedene Gattungen und Kanäle hinweg, wodurch auch budgetseitig eine grosse Komplexität entsteht. Ein zentrales Tool, in dem alle Investitionsströme zusammenfliessen und analysier- und steuerbar werden, war für uns ein wichtiger nächster Evolutionsschritt. 

Wie war das Onboarding des neuen Tools und die Unterstützung der WEMF in diesem Prozess? 

Cesare Patella: Mit der WEMF hatten wir einen sehr professionellen Sparringspartner, der die Bedürfnisse einer Mediaagentur schnell und unkompliziert verstanden und aufgenommen hat. Feedback aus der Praxis wurde aufgenommen, Anpassungen konnten rasch umgesetzt und offene Fragen zeitnah geklärt werden. 

Damian Chandler: Das haben wir auch so erlebt. Der Onboarding-Prozess war intensiv, lehr- und erfolgreich. Als einer der First Mover mussten wir einerseits viel Initialaufwand aufbringen, um wichtige Features des Tools mitzuentwickeln, andererseits hatten wir dadurch auch Gestaltungsspielraum in der Ausarbeitung des Tools für unsere Zwecke. Die WEMF versteht den Schweizer Werbemarkt und die Bedürfnisse von Agenturen sehr gut. In diesem Zusammenhang hat sich die Nähe der WEMF zum Schweizer Markt für uns enorm ausgezahlt, da wir dadurch auf sehr intensive, persönliche und tatkräftige Unterstützung bauen konnten. 

Welche Erfahrungen haben Sie beim ersten produktiven Einsatz gemacht?

Damian Chandler: Mir ist aufgefallen, wie komplex die Infrastruktur im Hintergrund des Tools ist. Doch genau dies erlaubt uns mittlerweile, die komplexe und fragmentierte Medienwelt entsprechend automatisiert abzubilden und dadurch auch im operativen Geschäft bedeutend an Effizienz zu gewinnen.

Cesare Patella: Der erste produktive Einsatz war ein wichtiger Moment, um die vorher definierten Prozesse auf die Praxis zu übertragen. Erwartungsgemäss gab es anfangs weiterführenden Anpassungsbedarf. Manche Abläufe mussten feiner abgestimmt werden. 

Welche Funktionen von Agency.OS schätzen Sie besonders?

Cesare Patella: Besonders schätzen wir Funktionen, die ein schnelleres Handling gewährleisten, wie zum Beispiel das Herunterladen von individuellen Excel-Auswertungen, die Erstellung von Produktionsplänen, sowie die webbasierte Arbeitsweise. Grundsätzlich natürlich auch die durchgängige Abbildung von Planung, Abwicklung und Abrechnung.

Damian Chandler: Wir schätzen die Anbindungen an sämtliche wichtigen Plattformen. Ebenso wertvoll ist die Reporting-Funktion, mithilfe derer wir mittels Knopfdrucks sämtliche getätigten und summierten Investitionen anhand unterschiedlicher Reporting-Dimensionen auswerten können.

Inwiefern hat sich Ihre Kampagnenplanung und -abwicklung durch Agency.OS verändert?

Damian Chandler: Rein prozesstechnisch ist die Kampagnenabwicklung um einen zusätzlichen Schritt erweitert worden: Nebst üblichen Buchungsprozessen und Kampagnen-Setups in unterschiedlichen Buying-Plattformen gilt es, nun auch in Agency.OS noch eine Kampagne anzulegen. Aufgrund der APIs und weiteren automatisierten Lösungen hält sich der zusätzliche Aufwand allerdings in Grenzen. Seit wir Agency.OS nutzen, sehen wir deutliche Verbesserungen in den internen Abstimmungen. Ebenfalls konnten wir das administrative und budgetäre Projektmanagement vereinheitlichen und zentralisieren. Für unsere Kundschaft können wir viel gezielter und belastbarer Vereinbarungen, die mit Vermarktern eingegangen werden, monitoren und optimieren. Auch die Zusammenarbeit mit den Vermarktern ist bedeutend effizienter geworden. 

Cesare Patella: Die Kampagnenplanung und -abwicklung hat sich bei uns vor allem in puncto Struktur und Effizienz verändert. Vorher waren Planung, Einkauf und Abrechnung teilweise in unterschiedlichen Systemen oder Excel-basierten Dateien verteilt. Heute sind alle Schritte zentral abgebildet, was den Überblick deutlich verbessert und Schnittstellenprobleme reduziert. Auch wir profitieren intern von klar transparenteren Prozessen und einheitlichem Kampagnenmanagement. Getätigte Aufgaben sind nachvollziehbarer, Abstimmungen sind strukturierter. Das erhöht die Planbarkeit. 

Welchen Stellenwert haben die Schnittstellen zu den WEMF-Datensätzen und Planungstools für Ihr Unternehmen?

Damian Chandler: Wir arbeiten intensiv mit verschiedenen Datensätzen der WEMF. In der Planung und Umsetzung von Printkampagnen können wir dank dieser Schnittstellen den gesamten Prozess von der Planung über die Buchung bis hin zur Abrechnung über eine Software abwickeln. 

Cesare Patella: Schnittstellen zu Datensätzen und Planungstools haben für uns einen hohen Stellenwert, weil sie Transparenz und Effizienz massgeblich beeinflussen. Ohne konsistente Schnittstellen entsteht schnell ein Medienbruch: Daten müssen manuell übertragen, abgeglichen und kontrolliert werden, was Fehleranfälligkeit und Zeitaufwand erhöht.

Herr Chandler, bei Webrepublic nutzen Sie die Schnittstellen zu Drittanbietertools wie Google DV360, Meta Ad Manager und LinkedIn. Welche Erfahrungen haben Sie damit gemacht?

Damian Chandler: Die Entwicklung der APIs war aufwendig und komplex. Mittlerweile ist das Setup allerdings sehr stabil und Abläufe effizient. Dass das System alle fünf Minuten im Hintergrund nach neuen Daten sucht und die Reportings einmal täglich aktualisiert, ist ein massiver Effizienzgewinn. Die Tatsache, dass jeder Mitarbeiter seine eigenen Authentifizierungen hinterlegen kann, macht das Setup zudem sehr transparent und sicher, auch bei personellen Wechseln. 

Welche zusätzlichen Funktionen würden Sie sich für Agency.OS wünschen?

Damian Chandler: Der kontinuierliche Ausbau der Anbindungen ist sicherlich eine wichtige Funktion, die langfristig gewährleistet werden muss. Die Landschaft ändert sich stetig und da muss Agency.OS mithalten.

Cesare Patella: Das ist für uns ebenfalls wichtig. Ansonsten sehen wir Verbesserungspotenzial in eher marginalen Funktionen, die den Alltag noch flüssiger gestalten könnten. Beispielsweise könnten erweiterte Reporting-Optionen oder flexible Dashboards helfen, Daten noch schneller aufbereiten und analysieren zu können. 

Vielen Dank für die interessanten Ausführungen.